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Hausmitteilung 22/2024

Datenschutz
Ehemalige Mitglieder


Liebes Team,

aufgrund der steigenden Relevanz des Datenschutzes sind wir gezwungen, wesentliche Anpassungen in unserer Datenverwaltung vorzunehmen, die sich direkt auf unsere täglichen Abläufe auswirken werden.

 

Unser Datenschutzbeauftragter hat uns darüber informiert, dass die derzeitigen Einstellungen im MagicLine-System nicht den erforderlichen Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Dies betrifft insbesondere die ehemaligen Mitglieder, die nach wie vor in unserem System aufgeführt sind. Laut den geltenden Datenschutzvorschriften ist dies nicht zulässig.

 

Daher sind wir verpflichtet, alle inaktiven Mitglieder umgehend zu archivieren.
Diese Maßnahme führt dazu, dass wir nicht mehr in der Lage sind, ehemalige Mitglieder zu kontaktieren.
Darüber hinaus wird der bestehende Workflow für die Rückgewinnung ehemaliger Mitglieder erheblich beeinträchtigt.

 

Um die Nachbearbeitung von Kündigungen weiterhin sicherzustellen, haben wir folgenden neuen Workflow entwickelt:

  1. Die Mitgliederverwaltung wird eingehende Kündigungen überprüfen und die betroffenen Mitglieder manuell per E-Mail kontaktieren. 
  2. Das Angebot lautet: Mitglieder, die sich entscheiden, innerhalb der Restlaufzeit eine neue Mitgliedschaft abzuschließen, erhalten drei Monate gratis und es fallen keine Startgebühren an. Dieses Angebot gilt für Laufzeiten von 12 oder 23 Monaten und kann nicht mit anderen Aktionen kombiniert werden. 
  3. Die Informationen werden manuell über die Mitgliederverwaltung versendet und zusätzlich automatisiert in der Kündigungsbestätigung erwähnt. In Studios, die bereits WhatsApp verwenden, wird dieses Angebot auch über diesen Kanal kommuniziert.

 

Ziel ist es,
die Mitglieder in der Entscheidungsphase
mit einem attraktiven Angebot zu konfrontieren,
das sie zum Verbleib motiviert.
Sollten sich gekündigte Mitglieder gegen das Rückholungsangebot entscheiden, wird ihre Mitgliedschaft endgültig gekündigt und archiviert. Die Archivierung führt dazu, dass ihre Mitgliedskarten ungültig werden und somit bei einem möglichen Comeback nicht reaktiviert werden können.

 

Falls ein ehemaliges Mitglied, dessen Daten bereits archiviert sind, sich erneut bei uns anmeldet, sind die regulären einmaligen Gebühren fällig, und eine Reduzierung ist nicht mehr möglich!

 

Workflow im Studio:
Wenn ein gekündigtes Mitglied ins Studio kommt und das Angebot vorlegt, wird eine reguläre Mitgliedschaft für 12 oder 23 Monate abgeschlossen.
Im Anschluss wird eine Teams-Aufgabe für die Verwaltung erstellt, um zu dokumentieren, dass es sich um eine Kündigungsfristgewinnung handelt und das Mitglied Anspruch auf die drei Gratismonate hat.
Die Mitgliederverwaltung wird prüfen, ob das Angebot an das Mitglied versendet wurde, und das neue Angebot im System buchen.

 

Vielen Dank für eure Unterstützung bei der Umsetzung dieser Änderungen.

 

FAQ Bereich zu dem Thema

 

  • Weil uns die Daten unserer Mitglieder wichtig sind.

    Zudem werden Inaktive Mitglieder archiviert, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden. Dies dient dem Schutz personenbezogener Daten und stellt sicher, dass keine unnötigen Daten von Personen gespeichert werden, die nicht mehr aktiv Teil des Studios sind.

  • Nein, eine Kontaktaufnahme ist nach der Archivierung nicht mehr möglich. Die archivierten Daten dürfen ausschließlich für gesetzlich vorgeschriebene Zwecke, wie z. B. steuerliche Nachweispflichten, aufbewahrt werden und stehen nicht für Marketing- oder Kontaktzwecke zur Verfügung.
  • Bei einer erneuten Anmeldung wird die Mitgliedschaft wie bei einem neuen Mitglied behandelt. Das bedeutet, dass die regulären, einmaligen Gebühren für die Anmeldung erneut anfallen. Eine Vergünstigung oder Anrechnung vergangener Mitgliedschaften ist hierbei nicht möglich.
  • Das Angebot zur Rückgewinnung gilt bis zum Ende der ursprünglichen Vertragslaufzeit. Innerhalb dieses Zeitraums haben ehemalige Mitglieder die Möglichkeit, das Angebot anzunehmen und zur Mitgliedschaft zurückzukehren.
  • Wenn ein Mitglied das Rückholungsangebot ablehnt, wird die Kündigung endgültig wirksam. Die Mitgliedschaft wird vollständig beendet, und die Daten des Mitglieds werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert, wenn keine offenen Forderungen oder ähnliches bestehen.

  • Mitglieder erhalten die Information über das Rückholungsangebot auf verschiedenen Wegen:

    • Direkt per E-Mail, nachdem die Kündigung im System eingegangen ist.
    • Per WhatsApp, sofern die Kontaktaufnahme über diesen Kanal genehmigt wurde.
    • Im offiziellen Bestätigungsschreiben zur Kündigung.

  • Die Gratismonate werden je nach gewünschter Laufzeit der neuen Mitgliedschaft hinzugefügt:

    • 3+12 Monate: Drei Gratismonate bei einer 12-monatigen Vertragslaufzeit.
    • 3+23 Monate: Drei Gratismonate bei einer 20-monatigen Vertragslaufzeit.
      Der Gratiszeitraum wird direkt an die reguläre Laufzeit angehängt und ist Bestandteil des neuen Vertrags.

Hier ist die E-Mail, die an gekündigte Mitglieder drei Monate vor Ablauf ihrer Mitgliedschaft gesendet wird:

 

Hallo (),
wir hoffen, es geht dir gut!
Leider mussten wir feststellen, dass Du vor kurzem Deine Mitgliedschaft bei uns im clever fit gekündigt hast.


Wir können nachvollziehen, dass sich Lebensumstände ändern können und Prioritäten sich verschieben. Aber wir möchten Dich daran erinnern, wie wichtig deine Gesundheit und Vitalität sind.


Um Dich weiterhin bei der Erreichung deiner Ziele zu unterstützen, möchten wir Dir daher ein besonderes Angebot machen.


Wenn Du Dich bis zum 31.01.2025 entscheidest, wieder bei uns Mitglied zu werden, bieten wir gleich zum Start 3 Gratis Monate für Deine neue Vertragslaufzeit als Willkommensgeschenk an.*

Nach Ablauf dieser 3 Monate startet Dein kostenpflichtiger Laufzeitvertrag.

In diesem Falle entfällt natürlich auch die Gebühr für das einmalige Starterpaket.

Sollte dir dieses Angebot zusagen, gehe bitte mit diesem Schreiben in Dein clever fit Studio und wende Dich an einen unserer Mitarbeiter.

Mit freundlichen Grüßen
Dein clever fit Team

* Dieses Angebot kann nur während Deiner aktuellen Vertragslaufzeit abgeschlossen werden und gilt nur für 12 und 23 Monatsverträge / Starterpaket entfällt / Nicht mit laufenden Aktionen kombinierbar /Zzgl. Hygiene- und Energiepauschale monatlich 2,50€.